ZVV Awt-Gelaen‎ > ‎

Notulen jaarvergadering ZVV Awt-Gelaen


(boekjaar 1 juli 2010 - 30 juni 2011)

woensdag 14 december 2011, Café Wilhelmina 19:00 uur.

Aanwezig bestuur:

Ger Rademakers, voorzitter

Kevin Hendriks, secretaris

Sacha van Wissen, penningmeester

Aanwezig leden:

- Ralf Hoedemaker (alleen bij kascommissie)            

- Remco Kivit                                        

- Rob Janssen                                                                                                         

- Maikel Schuffelen                                                                                         

- Mark Meijs                                                                                                                                

- Frans Claessen                                                                                                        

Afgemeld:

- Roy de Vos;                                                                - Ton Raven                              - Nick Rouwette

- Frank Wientjes;                                                           - Ray Viester                            - Egon Claessen

- Stephan Bocken;                                                        - Stefan Nieuwendijk                 - Ralph Evertz               

- Orbin Frencken;                                                          - Maikel Janssen                      - Robert Smeets

- Davey Nieuwendijk;                                                    - Jordie Venhovens                   - Roy Breidenbach

 
Agendapunten:

De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. De presentielijst wordt uitgedeeld en ondertekend door de aanwezigen. Vervolgens wordt door het bestuur de agenda puntsgewijs behandeld en uitgelegd.

a.         Vaststelling notulen vorige jaarvergadering 20 oktober 2010

De notulen van de afgelopen jaarvergadering worden besproken en er zijn geen vragen gesteld door de ledenvergadering waarna deze door de ledenvergadering wordt vastgesteld.

b.         Jaarverslag van het bestuur;

- opstarten tweede team;
Afstemming met KNVB, zoeken voor een technisch kader en leden.
 
- verschillende doelstellingen teams
 
Eerste voornamelijk prestatie met doelstelling handhaving en tweede team recreatie.
 
- sponsoring
 
Ger geeft uitleg over de diverse gesponsorde artikelen en constateert dat bij het eerste deze gesponsorde kleding ook wordt gedragen alleen bij het tweede niet door iedereen, vaak slechts de technische staf. Aandachtspunt is dat ook het tweede team zoveel mogelijk de in bezit zijnde kleding draagt (belang van de sponsor, hij doet dit niet voor niets).
 
- locaties + speeldagen teams
 
De locatie voor het eerste is de Kleesj hal in Sittard op maandagavond en de locatie voor het tweede Glanerbrook op zaterdagavond en dan voornamelijk hal 2. De nadelen van de sporthallen in de regio worden gesproken in combinatie met het handbal (beschikbaarheid van sporthal/ afmetingen).
 
c.   Financieel jaarverslag over het afgelopen boekjaar;
 
De penningmeester geeft tekst en uitleg over het financieel jaarverslag.
 
Het betreffende jaarverslag/ de jaarrekening opgesteld door Finatics wordt uitgedeeld en ter inzage gelegd aan de ledenvergadering.
 
De algemene ledenvergadering keurt het financieel jaarverslag goed.
 
d.   Verslag van de kascommissie;
 
Kascommissie werd gevormd door Ralf Hoedemaker na afmelding Stephan en beëindigen lidmaatschap Thom.;
Ralf geeft aan dat de stukken er keurig uitzien en inzichtelijk en helder zijn opgesteld. De kascommissie gaat akkoord met inhoud en opmaak van de financiële stukken.
 
e.    Goedkeuring van de balans en van de staat van baten en lasten en de daarbij behorende toelichting;
 
Uitleg van de penningmeester/ kascommissie
 
Goedkeuring  jaarverslag/ de jaarrekening en vastgesteld door de algemene ledenvergadering.
 
f.        Vaststelling van de contributies;
 
De contributie voor het seizoen 2012-2013 wordt door de algemene ledenvergadering vastgesteld op een bedrag van € 125.
 
De onderbouwing voor deze verhoging komt voort uit de evaluatie van het bestuur en de algemene ledenvergadering over het dan toe gevoerde contributiebeleid van de vereniging, waarbij het minimum € 75 per persoon was, aangevuld tot € 1500 per team door middel van club van 50. Verder werd er het afgelopen jaar  deelname gevraagd bij activiteiten voor de vereniging.
 
Tijdens de evaluatie werd voornamelijk de deelname van leden besproken bij activiteiten (weekend braderie, sponsoravond enz.). Deze deelname komt vaak neer op dezelfde personen, terwijl wel iedereen maar € 75 contributie dient te voldoen. De algemene ledenvergadering is daarom van mening dat een verhoging van de contributie gerechtvaardigd. Hiermee vervalt de verplichting voor aanbrengen club van 50, dit wordt wel wenselijk geacht en ''de verplichting'' voor het deelnemen aan ''werkactiviteiten'', welke wel blijven bestaan, maar slechts op vrijwillige basis.
 
g.   Vaststelling van de begroting;
 
Na uitleg van de penningmeester wordt de begroting goedgekeurd en vastgesteld door de algemene ledenvergadering.
 
 h.   Benoeming bestuursleden;
 
Bestuursleden zijn krachtens artikel 9 lid 3 van haar huidige statuten benoemd voor periode van drie jaar sinds oprichting (11 februari 2010).
 
Mogelijkheid tot kandidaat stellen bestuur, waarvan geen gebruik wordt gemaakt. De algemene ledenvergadering zegt tevreden zijn over de op korte termijn behaalde resultaten (gemeten sinds de oprichting).
Het bestuur geeft verder aan dat uitbreiding van het bestuur in de nabije toekomst welkom is om tot een betere taakverdeling te komen, veroorzaakt door de groei van de vereniging.
 
Tenslotte wordt het bestuur decharge verleend door de algemene ledenvergadering voor het door haar gevoerde beleid met betrekking tot de rekening en verantwoording van het betreffende boekjaar.
 
i.         Benoeming commissieleden;
 
Wat betreft de kascommissie geeft de algemene ledenvergadering aan dat het jaarlijks rouleren met betrekking tot de kascommissie wenselijk is, gezien het feit dat op termijn meer leden weten over het financiële beleid van de vereniging. Door de algemene ledenvergadering worden Maikel, Remco en Frans aangedragen.
Vervolgens is de algemene ledenvergadering akkoord met de samenstelling van de kascommissie.
Het bestuur geeft aan dat inzage van de financiële stukken door ieder lid van de vereniging op ieder gewenst moment mogelijk is.
 
Evenementencommissie werd afgelopen jaar benoemd waarin Davey Nieuwendijk als voorzitter zitting neemt geassisteerd door Thom van Kan en Robbie Janssen.
 
Robbie Janssen geeft aan dat aanvulling van de evenementencommissie wenselijk is in verband met het wegvallen van Thom. Remco heeft aangegeven er wel bij te willen. De algemene ledenvergadering gaat akkoord met de nieuwe samenstelling.
 
j.        Rondvraag.
 
1) De algemene ledenvergadering in zijn geheel geeft aan het jammer te vinden dat de opkomst naar de jaarvergadering niet optimaal is en had graag meer leden op de vergadering gezien.
 
2) Remco geeft aan dat hoewel er een spelersbus is en ook altijd rijd niet iedereen (om welke reden dan ook) met de spelersbus naar uitwedstrijden gaat. De aanwezige leden geven Remco hierin gelijk en beloven verbetering.
 
Verder wil Remco dat de koelbox wordt aangesloten en ook daadwerkelijk in gebruik wordt genomen. Ger zal zorgen voor de aansluiting ervan, de inhoud komt voor ieders eigen rekening.
 
3) Robbie vraagt of er mogelijkheden zijn tot termijnbetalingen van de contributie komend seizoen. Het bestuur geeft hieraan toestemming, mits dit tijdig wordt overlegd in een persoonlijk gesprek met het bestuur.
Verder geeft Robbie aan dat er in januari/ februari 2012 een activiteit op de planning staat en hij gaat met de evenementencommissie een mail verzenden naar de leden.
 
4) Mark geeft aan dat er voor komend seizoen een extra team naar onze vereniging wil komen, bestuur geeft aan dat door dit team contact opgenomen dient te worden met het bestuur.
 
5) Frans had graag een training met het eerste elftal gedaan, maar vind het jammer dat het moeilijk is een geschikte datum te vinden door vele afmeldingen.
 
6) Het bestuur heeft het verzoek van sponsor Lenders Mannenmode te Geleen gekregen om de cadeaubonnen aan de aanwezige deelnemers van de jaarvergadering te verdelen. De algemene ledenvergadering vraagt het bestuur de heer Lenders hiervoor te bedanken.
 
Sluiting: De voorzitter bedankt de aanwezigen en sluit de vergadering.